Гайсинська територіальна громада

Сфера відповідальності:

• Ведення діловодства із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, обробки і подання інформації для підготовки і прийняття рішеньПідготовка документів і матеріалів, необхідних для роботи міського голови
• Приймання документів і особистих заяв на підпис міському голові
• Приймання, друк та опрацювання кореспонденції, яка надходить на розгляд міського голови, передача її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів та/або конкретним виконавцям для виконання, використання в роботі або підготовки відповідей.
• Координація роботи відділів та структурних підрозділів міської ради з документами щодо своєчасності їх розгляду, перевірка на правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються на підпис керівнику, забезпечення якісного їх редагування.
• Організація проведення телефонних переговорів та ділових зустрічей керівника
• За вказівкою міського голови (секретаря виконкому, секретаря міської ради), проводить друк службових матеріалів
• Організація прийому відвідувачів, сприяння оперативності розгляду клопотань і пропозицій.
• Формування справ  відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечення їх зберігання та передача в установлені строки до архіву.
• Виконання інших доручень міського голови, заступника міського голови, секретарів міської ради та виконкому (відповідно до розподілу повноважень)
• Отримувати в порядку встановленому законодавством від місцевих органв виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій документи, матерііали та інформацію, необхідні для виконання свої повноважень.
• Складати листи та короткі розпорядчі документи на підставі усних вказівок міського голови.
• За необхідності залучати працівників міської ради до підготовки документів, що потрібні для ефективної роботи керівництва міької ради, її відділів та структурних підрозділів.
• Не приймати на підпис міському голові документи, які підготовлені з порушенням чинних стандартів.
• У межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані міському голові, з метою ефективного використання його робочого часу.